1. 문제의 소재
정비사업조합(이하 조합)은 사업 진행을 위해서 조합원총회를 개최해야 하는데 정해진 일시 장소에 개최되는 총회이다 보니 총회 참석이 어려운 조합원을 위해서 서면의결권 행사 규정을 두고 있다. 다만 최근 「도시 및 주거환경정비법(이하 도시정비법)」이 개정돼 서면의결권 행사 시 본인 확인 의무를 부여하고 있고, 조합은 총회 소집을 위해서 서면의결권의 행사 기간 및 장소 등을 사전에 조합원에게 고지토록 하고 있다. 이에 대해서 시공자 선정 시 부재자투표와 같이 개정 도시정비법이 기존의 서면결의서 제출 방식을 금지하고 부재자투표만 허용하는 취지라는 해석도 있었고, 그와 달리 기존 서면결의서 제출 방식을 허용하지만 그간 서면결의서 위ㆍ변조 논란 등이 계속된바, 본인 확인 절차를 통해서 서면의결권의 행사 방식만 강화한 것이라는 견해도 있다. 이에 대해서 아직 법원의 판단은 없는 것처럼 보이지만 최근 개정된 법을 반영한 실무례 등을 확인해보고자 한다.
2. 최근 실무 운용 사례
실무적으로는 부재자투표 형식과 서면결의서 제출 방식을 혼용하는 경우가 많이 있다. 도시정비법에서 서면의결권의 행사 기간 및 `장소` 등을 사전에 고지토록 돼 있다. 그러므로 시공자선정총회와 같이 총회 개최 전 일정 기간을 정해 통상 조합 사무실에 조합원이 직접 방문하면 신분증 등을 통해 본인 확인 후 의결권을 행사토록 함과 동시에 기존과 같은 서면결의서 제출 방식을 활용하지만 우편 발송이나 조합 사무실 직접 제출 시 신분증 사본 등을 첨부케 하고, 조합 측 홍보요원 등을 통한 대리 제출 시에도 작성할 때 조합 측 홍보요원 등이 직접 신분증 사본 등을 통해서 조합원 본인 확인 후 대리 제출을 하는 경우가 있다.
이때 본인 확인과 관련해서는 인감증명서보다는 조합원 입장에서 제출이 부담스럽지 않고 제출 등사 등이 용이한 신분증 사본 등을 통한 확인이 주를 이루고, 보충적으로 서면결의서 상에 자필 서명 내지 지장 날인 중 어느 하나를 본인이 직접 하게 함으로써 그 본인 확인 수단에 따른 증빙력을 높이고 있는 것으로 보인다.
아직 개정된 도시정비법 시행에 따른 판례나 유권 해석이 명확치 않은 상황에서 개별 조합에서는 위와 같은 내용으로 조합 정관을 개정하고, 총회 소집과 개최를 위해 해당 내용을 사전에 고지하고 부재자투표 형식의 사전 투표, 신분증 사본 등 통한 서면결의서 제출 방식을 혼용하고 있는 것인데 그 현실성이나 타당성 등은 인정되는 바이다. 더욱이 조합 입장에서는 시공자선정총회 때만 운용하던 사전투표를 일정 기간 운영해야 하고, 서면결의서 수령 또는 징구 시에도 조합원들이 신분증 사본 등 첨부했는지 여부를 일일이 확인해야 하는 다소간의 번거로움이 생긴 것은 사실이지만, 그간 서면결의서 위ㆍ변조 이슈 등이 끊임없이 총회 의결 후 가처분 내지 무효 소송 등의 소재로 활용됐던바, 이와 같은 법적 논란을 어느 정도 해소할 수 있다는 점에서 유의미하다.
3. 결어
개정된 도시정비법은 서면의결권 행사 과정에서 본인 확인 의무 부여 외에 전자투표 방식도 전면적으로 도입했는데, 리모델링이나 지역주택조합의 총회에 적용되는 「주택법」과 달리 전자투표 적용을 조합의 임의적인 선택에 맡겨뒀고, 시장 군수의 승인이나 허가가 아닌 `인정`하는 때라고 규정해서 법문 규정상 다소 애매함을 남겨둔 것은 아쉬운 부분이다. 나아가 서면의결권의 경우, 그 물리적 의결서가 남아 있는 반면 전자투표의 경우 기술의 발전으로 보완될 문제이겠지만 실제 전자 의결권 행사 과정 및 그 개표 결과 합산 과정 등에서 오류 등이 발생할 여지도 없지 않은바, 총회 후에라도 추후 검증 등이 필요한 시스템으로 적용되는 것이 바람직하다.
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